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1. OBJETO
INMOBILIARIA SANTILLANA LTDA, por medio del presente manual de políticas y procedimientos Se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma, y que es obtenida de los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes se ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la normatividad regulatoria del derecho al habeas data y la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios y las demás normas que lo complementen, adicionen o deroguen, en materia de Protección de Datos Personales.
2. ALCANCE
Las presentes políticas y procedimientos aplican para todos los registros de datos personales realizados en forma presencial, no presencial y/o virtual. INMOBILIARIA SANTILLANA LTDA, realiza directamente el tratamiento de los datos Personales, sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de este manual para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.
3. MARCO LEGAL
Constitución política, La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento.
4. DEFINICIONES
1. Autorización: consentimiento que de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que la compañía lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.
2. Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
3. Base de datos: todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
4. Dato personal: cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
5. Dato público: es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
6. Dato semiprivado: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
7. Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
8. Dato sensible: es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.
9. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
10. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
11. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
12.Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
13. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
14. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
15. Oficial de protección de datos: Es la persona que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.
16. Accesibilidad: De acuerdo con las disposiciones legales, los datos el acceso y circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la Ley.
17. Confidencialidad: Atendiendo la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.
18. Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o accesono autorizado o fraudulento.
5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La protección de datos de carácter personal en INMOBILIARIA SANTILLANA LTDA. estará sometida a los principios de libertad o consentimiento informado, legalidad, finalidad del dato, calidad o veracidad del dato, transparencia, pertinencia, temporalidad, seguridad, confidencialidad y los demás que establezca la ley.
6. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
INMOBILIARIA SANTILLANA LTDA. restringirá el tratamiento de datos personales a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento. Se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la
Ley, salvo en los siguientes casos:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o  jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
7. CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS
INMOBILIARIA SANTILLANA LTDA. ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:
7.1 Clientes
Son las bases de datos manuales o sistematizados de propietarios, arrendatarios, deudores solidarios, compradores de inmuebles, compradores de servicios de avalúos que contienen datos de naturaleza pública, privada y datos sensibles recogidos de forma directa y personal a través de formularios, contratos, formatos, entre otros con el fin de recopilar la información necesaria para la relación comercial.
7.2 Empleados
Son las bases de datos manuales o sistematizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con la compañía, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública y datos sensibles. El
tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laborar requerirá autorización previa del titular según sea el caso. En ningún caso se dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.
7.3 Contratistas y Proveedores
Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales  estipuladas por la compañía, para la adquisiciones de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.
7.4 Cámara de Video
Son las grabaciones captadas por las cámaras de video instaladas en la compañía constituyen una base de datos facial y corporal. Esta información se almacena bajo los principios establecidos por este manual y su conservación es de máximo 30 días a partir de su captura y luego es borrada. Sin perjuicio de lo anterior, los titulares de datos personales almacenados en las bases de datos enunciadas, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos.
8. Responsable del Tratamiento. INMOBILIARIA SANTILLANA LTDA.
tiene la calidad de responsable del tratamiento en la medida en que decida sobre la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales y a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:
Razón social: INMOBILIARIA SANTILLANA LTDA
NIT: 800.183.150
Domicilio principal: Carrera 80 N° 50-120
Teléfono: PBX 4218888
Horario de atención: lunes a viernes: 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 2:00
p.m. a 6:00 p.m.
Sábados: 8:00 am a 1:00 pm
Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es el Departamento Jurídico a través del correo electrónico servicioalcliente@isantillana.com
9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LAS BASES DE DATOS
INMOBILIARIA SANTILLANA LTDA. Acepta y garantiza los siguientes derechos fundamentales:
a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la compañía en su condición de responsable del Tratamiento.
b. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
c. Recibir información por parte de Inmobiliaria Santillana Ltda.
previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
e. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
f. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
10. DEBERES DE INMOBILIARIA SANTILLANA LTDA.
Los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, INMOBILIARIA SANTILLANA LTDA hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre
la Protección de Datos Personales.
Acorde a la ley 1581 del 2012, los deberes de los responsables son los siguientes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Los deberes de los encargados son los siguientes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g) Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite».
h) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
11. GENERALIDADES SOBRE LA POLITICA AUTORIZACIÓN: Se solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).
En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto.
MECANISMOS DE AUTORIZACIÓN: La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web. Se implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines
históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
12. Atención a Peticiones.
El departamento jurídico de INMOBILIARIA SANTILLANA LTDA. será responsable de la atención a las peticiones de los titulares o sus causahabientes cuando sea dicha sociedad la responsable del tratamiento de los datos personales. Ante éste podrá solicitar conocer, actualizar, rectificar o suprimir alguno de sus datos o revocar la autorización para el tratamiento de su información. 13. Procedimiento ante Consultas o Reclamos. Los reclamos o
peticiones de los Titulares o sus causahabientes se tramitarán de acuerdo a las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibida la petición o reclamo completo, se incluirá en el registro individual o base de datos en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga «reclamo en trámite» y la naturaleza del mismo. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles  siguientes al vencimiento del primer término.
Cualquier consulta que tenga un titular sobre su información o datos personales o cuando considere necesario instaurar una solicitud de información o considere que sus derechos han sido vulnerados en relación con el uso y el manejo de su información podrá hacerlo a través del siguiente correo electrónico: servicioalcliente@isantillana.com.
Si dentro de los quince (15) días señalados, no fuere posible para la compañía atender la consulta, el área correspondiente deberá informar al interesado, los motivos de la demora e indicarle la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Actualización, rectificación y /o supresión: Inmobiliaria Santillana Ltda. Rectificara y actualizará a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales y/o jurídicas, que resulte incompleta, inexacta, en un tiempo no mayor a quince (15) días hábiles, en caso de que dicha solicitud sea  procedente y de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Inmobiliaria Santillana Ltda. como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
a. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de  permanecer en la base de datos.